Unternehmen mit mehreren Standorten und übergreifenden Teams haben oftmals ein Problem: Misslungene oder gar fehlende Kommunikation. Tools wie Power Automate, Power Apps und Power BI schaffen hier Abhilfe und stärken dank digitaler Prozessautomation die Wettbewerbsfähigkeit.
Vor allem stetig wachsende und skalierende Unternehmen kennen das: An jedem Standort und in jedem Team etablieren sich eigene Strategien und Workflows, die für sich betrachtet zwar gut funktionieren, aber eben Insellösungen sind. Für die Kollaboration zwischen verschiedenen Teams, Abteilungen und Standorten sind sie gänzlich ungeeignet und sorgen für zu viel Kommunikation, Medienbrüche und Reibungsverluste. Unternehmen werden so ausgebremst.
Übergreifende Kommunikation Schritt für Schritt erreichen
Erkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung: Unternehmen müssen sich dieser Probleme bewusstwerden und sie dann Schritt für Schritt beheben. In einer initialen Ist-Analyse gilt es unter anderem zu klären, welche Kommunikationsschnittstellen es zwischen den Teams und Standorten gibt, welche Tools genutzt werden und wie die Prozesse ausgestaltet sind.
Auf Basis dieser Ist-Analyse kann entschieden werden, ob es geeignete Bestandslösungen gibt, die für die übergreifende Kommunikation eingesetzt werden können. In vielen Unternehmen sind allerdings über die Jahre hinweg spezifische Lösungen für einzelne Teams entwickelt worden, sodass neue, zeitgemäße Tools eingeführt werden müssen. Effizient arbeitende Lösungen sind hier unter anderem Power Automate, Power BI und Power Apps von Microsoft.
Bei der Einführung neuer Tools und Optimierung der Prozesse ist es sinnvoll, nicht gleich das große Rad zu drehen, sondern mit einem Pilotprojekt zu starten. Hier sollten sich Unternehmen exemplarisch einen Prozess vornehmen und diesen verbessern. Durch eine solche Vorgehensweise steigt auch die Bereitschaft der Mitarbeitenden, den Wandel mitzugehen und sich in neue Prozesse und Tools einzuarbeiten.
Digitale Prozessautomation dank Power Apps und Power Automate
Tools wie zum Beispiel Power Automate, Power BI und Power Apps von Microsoft bieten zwei Vorteile:
- Die Tools ermöglichen und verbessern die übergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit.
- Die Tools ermöglichen die digitale Prozessautomation innerhalb eines Teams und steigern so die Effizienz.
Standardisierte und wiederkehrende Aufgaben können mit Power Automate komplett automatisiert werden, sodass der manuelle Aufwand hier entfällt. Mit Power Apps lassen sich ohne Programmierkenntnisse eigene Applikationen für spezifische Anwendungen bauen – zum Beispiel für die Organisation von Projekten. Power BI erleichtert Datenanalysen, indem sich Daten damit nicht nur übersichtlich visualisieren, sondern auch gleich optimieren und kontrollieren lassen.
Beispiele für automatisierte Prozesse: Auftragsverwaltung und Onboarding
Ein großer Vorteil im Zusammenspiel dieser drei Tools ist, dass Microsoft in seinem 365-Ökosystem alles miteinander verknüpft. Zudem können auch Drittsysteme eingebunden werden: Geht beispielsweise im ERP ein Auftrag ein, lassen sich jegliche Prozesse im Unternehmen, die auf den Auftragseingang folgen, automatisch anstoßen – bis hin zur Rechnungserstellung. Im Nachgang können relevante Daten auch für die Berichterstellung in Power BI genutzt werden, weil im CRM-System Informationen dazu vorliegen, wie viele Leads gebraucht wurden, um eine bestimmte Anzahl an Bestellungen zu generieren.
Auch das Onboarding erleichtern Power Apps und Power Automate: Von der Begrüßungsmail an den neuen Mitarbeitenden, über die Bestellung der benötigten Hardware, die Genehmigung von Nutzungsberechtigungen, der Organisation des Begrüßungstags bis hin zur Einarbeitung können mit den beiden Tools Checklisten erstellt werden, die als Workflow abgearbeitet werden. Der Prozess lässt sich dabei so strukturieren, dass Aufgaben parallel oder nacheinander gelöst werden – je nachdem, ob sie aufeinander aufbauen oder nicht.
Transparente Kommunikation, effizientere Workflows
Der Einsatz solcher Tools ermöglicht eine digitale Prozessautomation und vermeidet Medienbrüche und Reibungsverluste: Alle Beteiligten erreichen die gleichen Quellen und Zielsysteme. Die Kommunikation wird transparenter und schneller, dadurch werden auch Prozesse wie Auftragsverwaltung, Onboarding oder Genehmigungsverfahren deutlich besser strukturiert und beschleunigt. Letztlich bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit, um die wesentlichen und wertschöpfenden Tätigkeiten zu erledigen: Müssen sich zum Beispiel Sales-Teams nicht mehr mit dem Ausfüllen von Formularen beschäftigen, haben sie weitaus mehr Zeit für die Kundenbetreuung und -gewinnung. Unternehmen stärken so ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Die Tools Power BI, Power Apps und Power Automate sind zwar intuitiv und lassen sich leicht bedienen. Dennoch ist es ratsam, bei der Einführung einen Partner hinzuziehen. Der bringt tiefgreifendes Knowhow zu den Lösungen und umfassende Erfahrungswerte aus vergangenen Projekten mit. Zudem hilft der Blick von außen, um die bestehenden Probleme überhaupt zu erkennen und letztlich zu lösen.